Liderazgo: ¿Cómo hacer tus reuniones en tiempo récord?

La mayoría de nosotros hemos estado en reuniones largas y aburridas donde se dicen muchas cosas pero nada concreto en realidad! Al final de la reunión sales con muchas ideas en la cabeza sin saber cuál de todas es realmente la más importante. Pienso que ésta no es la intención de la persona que convoca la reunión pero sin saberlo, su mensaje no logra llegar con la intensidad que él quisiera que llegase. Por otro lado, de nada sirven reuniones extensas que cansan la espalda y otras “partes” del cuerpo cuando los puntos a tratar no reciben las soluciones que se esperan al comienzo de las mismas.

El tiempo es el recurso más difícil de administrar: Agendas físicas y/o electrónicas,  alarmas, asistentes personales, cuadernos de notas, son parte de las tantas maneras que utilizamos para gerenciar nuestro tiempo, sin embargo, pareciera que no alcanza. Como diría el educador británico Richard Whately: “Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día” ¿Para qué entonces malgastar tiempo en reuniones improductivas?

¿Cómo puedes hacer para aprovechar al máximo tus reuniones? ¿Cómo hacer para mantener atento a tu equipo de trabajo durante la reunión? ¿Cómo hacer que tus reuniones sean realmente productivas?

Aquí te dejo solo 3 Tips de ¿Cómo hacer tus reuniones en tiempo récord?

1) Habla solo de los 3 puntos más relevantes!

Si eres el líder de tu organización o equipo de trabajo seguramente tendrás muchos y diversos puntos que querrás tratar un lunes por la mañana al llegar a tu oficina. Las ganas de querer que la semana empiece con el pie correcto pueda tentarte a querer abarcar cada uno de los puntos con detalle pero sin lugar a dudas obtendrás una reunión extensa. Para evitar esto te aconsejo que durante la reunión toques solo los 3 puntos más relevantes y críticos que tienen que ver con los problemas más importantes que se estén presentando. Si se logran plantear posibles soluciones a estos 3 puntos, con seguridad habrás resuelto más del 80 % de los problemas inmediatos y ahorrado más del 80 % del tiempo.

Siempre quedarán asuntos que tratar por fuera. Pero tu equipo de trabajo tendrá claro en la mente cuáles son los 3 aspectos más importantes dando vuelta en su mente y enfocados a darle solución.

2) Mantén reuniones incómodas!

Sí observas a los equipos de fútbol americano antes de una jugada te darás cuenta de que siempre se reúnen en rueda dentro del campo y deciden lo que van a hacer. Nunca los ves sentados, fuera o dentro del campo, en sillas cómodas. Están parados, con la adrenalina del juego al máximo y a segundos de continuar! Se reúnen en base a la próxima decisión a tomar y juegan! Las oficinas pueden verse como campos de juego competitivos dónde todos aportan para ganar. Tome la iniciativa de mantener a su equipo de trabajo de pie alrededor de la mesa de reunión y dé así la sensación de que la reunión debe ser rápida y concisa.

No vale la pena sentarse si lo que busca es dar soluciones prácticas a las situaciones críticas. Sus “jugadores” estarán mucho más atentos que si estuviesen sentados cómodamente con un cafecito y galleticas de chocolate 😉

3) Prescinde de la tecnología!

La tecnología llego para quedarse. No hay duda de eso. Sin ésta sería imposible mantener el ritmo de vida que se lleva hoy en día. Pero así como es una gran ayuda para cada una de las tareas a realizar, puede llegar a ser un alto factor de distracción cuando de reuniones efectivas se trata. Si realmente deseas que tus reuniones sean altamente productivas debes pedirle a tu equipo de trabajo que deje por fuera sus celulares inteligentes y por supuesto, tú también. El Facebook, Linkedin y Twitter deben estar “turn off” aunque eso signifique que en tu Twitter tendrás que revisar 500 o más tweets después de la reunión.

Puedes tener una laptop para mostrar alguna gráfica o estadística relevante para la toma de decisiones pero en la medida de lo posible debes evitar que la tecnología te distraiga más de lo que debería.

No tener reuniones con el equipo sería imposible. Es una manera eficaz de mantenerse comunicado y al tanto de lo que pasa. Pero tener muchas reuniones ineficientes es un gasto de tiempo innecesario. Las reuniones de equipo realmente eficientes son aquellas que no duran más de 30 minutos. Media hora es un tiempo suficiente para hablar lo estrictamente necesario y seguir adelante! Y si las puedes hacer en menos tiempo habrás hecho una reunión en tiempo récord!

¿Cuánto es el tiempo que te llevan tus reuniones actualmente?

¿En cuánto tiempo máximo las podrías tener?

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